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fiche2paie.be

Questions fréquentes

Qu'est-ce que fiche2paie.be ?

fiche2paie.be est un logiciel de paie belge en libre-service, pour les indépendants et les PME qui font eux-mêmes les fiches de paie de leurs travailleurs. Vous inscrivez votre société avec son numéro de TVA et vous encodez vos travailleurs et leurs prestations. La plateforme calcule chaque fiche avec le minimum de sa commission paritaire, puis produit le PDF conforme. La Dimona part à la création du travailleur ; la DmfA trimestrielle et la déclaration du précompte peuvent partir sous mandat. La première fiche de chaque mois est gratuite, sans carte bancaire ; ensuite, un crédit à 5 € HTVA par fiche ou un forfait mensuel. fiche2paie.be n'est pas un secrétariat social agréé : vous restez responsable de vos déclarations et vous payez l'ONSS depuis votre propre compte. Un secrétariat social reste le bon choix si vous voulez déléguer le paiement et obtenir un conseil individualisé. La version néerlandaise du même service est mijnloonbrief.be.

fiche2paie et fiche-paie.net, est-ce le même service ?

Non, ce n'est pas le même service. fiche2paie.be est un logiciel de paie belge, édité par Mac Ped SRL, société établie à Woluwe-Saint-Pierre (numéro d'entreprise 0588.984.493). Il calcule la fiche de paie d'après le droit social belge : commissions paritaires, ONSS, Dimona et DmfA. Il n'applique pas le droit français. Notre service s'adresse aux employeurs établis en Belgique, qu'il s'agisse d'une petite société, d'un indépendant qui occupe un travailleur ou d'un cabinet comptable. Pour vérifier qui est derrière fiche2paie.be, le numéro d'entreprise figure dans nos mentions légales et dans la Banque-Carrefour des Entreprises.

Mentions légales de fiche2paie.be

Salarié, travailleur, employé : est-ce la même chose ?

Dans le langage courant, oui. Un salarié, un travailleur et un employé désignent la personne qui travaille pour vous contre une rémunération, sous votre autorité. En droit social belge, le terme officiel est « travailleur » ; « salarié » est son équivalent d'usage. « Employé » a en plus un sens précis : c'est un statut, à côté de celui d'ouvrier, qui change certaines règles (préavis, pécule de vacances, commission paritaire). Que vous cherchiez un logiciel pour votre salarié, votre travailleur ou votre employé, fiche2paie.be fait la fiche de paie de tous : employés, ouvriers, étudiants et flexi-jobs. Pour la fiche de paie, le mot ne change rien : vous encodez la personne une fois et vous choisissez son statut.

Le glossaire de la paie belge

Quel logiciel de paie pour faire sa fiche de paie en Belgique ?

fiche2paie.be est un logiciel de paie belge en ligne pour les indépendants et les PME qui font eux-mêmes la paie de leurs salariés. La première fiche de chaque mois est gratuite, sans carte, puis un crédit à 5 € HTVA par fiche ou un forfait mensuel. Vous inscrivez la société avec son numéro de TVA, vous encodez le travailleur et ses prestations, et la fiche est calculée avec le minimum de sa commission paritaire. La Dimona part à la création du travailleur et la DmfA trimestrielle part sous mandat, une fois votre mandat ONSS signé. fiche2paie.be n'est pas un secrétariat social agréé : vous restez responsable de vos déclarations et vous payez l'ONSS depuis votre propre compte. Un secrétariat social reste le bon choix si vous voulez déléguer le paiement et obtenir un conseil juridique individualisé. La page comparative détaille ce que fait chaque solution et ce que nous ne faisons pas.

Secrétariat social ou fiche de paie en ligne : le comparatif

Le logiciel de paie est-il vraiment gratuit ?

Oui : la première fiche de paie de chaque mois est gratuite, sans condition et sans carte bancaire. Vous créez votre compte avec le numéro de TVA de votre société, vous encodez vos travailleurs et vous faites cette fiche sans rien payer, et la gratuité revient chaque mois. Au-delà, chaque fiche supplémentaire coûte 5 € HTVA : c'est un crédit, valable 3 mois, que vous achetez à l'unité, sans lot ni engagement. Une correction ou une réédition de fiche consomme aussi un crédit. Si votre volume grandit, des forfaits mensuels couvrent un nombre fixe de documents, avec une remise de 20 % en engagement annuel. Tous les prix sont hors TVA et la grille complète figure sur la page des tarifs. Les déclarations que vous nous confiez en plus de la fiche se paient à part, au prix indiqué sur cette même page.

Puis-je faire ma fiche de paie moi-même, sans secrétariat social ?

Oui. Aucune loi belge n'oblige un employeur à passer par un secrétariat social : le statut agréé n'est requis que pour encaisser et reverser les cotisations à la place de l'employeur. Ici, vous faites la fiche vous-même, la plateforme la calcule et envoie la Dimona et la DmfA sous mandat. Elle envoie aussi, si vous les lui confiez, le précompte, les fiches 281.10 et les déclarations de risques sociaux. Vous payez l'ONSS depuis votre propre compte. Un secrétariat social reste utile si vous voulez déléguer le paiement ou obtenir un conseil juridique individualisé. La page comparative détaille ce qu'il fait et que nous ne faisons pas.

Secrétariat social ou fiche de paie en ligne : le comparatif

Le planning du personnel est-il payant ?

Oui, à part de la fiche de paie : 1 crédit (5,00 € HTVA) par travailleur et par mois, débité quand vous publiez le planning. Republier ou ajouter une semaine du même mois pour un travailleur déjà payé ne coûte rien de plus. Le forfait de votre société sert d'abord, puis les crédits achetés, jamais une carte bancaire. Si un comptable est rattaché à votre société, c'est lui qui paie. L'export des heures du mois et la Dimona programmée depuis le planning sont gratuits. La fiche de paie se paie à part : un crédit, ou gratuite si c'est la première du mois.

Planning et pointage du personnel

Combien coûte le bilan social ?

C'est 10 crédits, soit 50,00 € HTVA au prix du crédit, par dossier (une société et un exercice). Quel que soit le parcours, le prix est le même : calcul automatique depuis vos fiches, import des données de votre ancien secrétariat ou encodage manuel. Il ne consomme pas la première fiche du mois ; il se paie avec les documents de votre forfait du mois (10 d'un coup), sinon avec 10 crédits achetés. Avant paiement, l'écran et le récapitulatif PDF montrent quelles cases sont remplies et ce qui reste à compléter, sans les valeurs. L'utilisation des crédits débloque les valeurs, l'export aux codes de la Banque nationale et le PDF final.

Comment faire une fiche de paie en ligne ?

Sur fiche2paie.be, une fiche de paie en ligne se fait en trois étapes. Choisissez le travailleur, encodez les prestations du mois, puis vérifiez l'aperçu avant de valider. Pour les prestations, vous saisissez les heures, les primes et les absences, ou vous collez simplement l'e-mail reçu avec les horaires. La plateforme calcule alors la fiche aux barèmes officiels, avec le minimum de la commission paritaire du travailleur, et vous montre l'aperçu ligne par ligne. Si un montant est sous le minimum de la commission, la validation est bloquée et la plateforme indique le montant exact à payer. Une fois la fiche validée, elle est disponible en PDF dans vos documents, en français ou en néerlandais selon le siège de la société. Avant de commencer, il faut avoir inscrit la société avec son numéro de TVA et créé le travailleur, une seule fois. La première fiche de chaque mois est gratuite.

Quelles commissions paritaires sont couvertes ?

144 des 177 commissions paritaires du registre du SPF Emploi ont un plancher salarial contrôlé par la plateforme. Les 33 autres sont reconnues, et la fiche s'y calcule en disant quels éléments sectoriels n'ont pas été appliqués. Chaque barème est lu dans la convention collective déposée au SPF Emploi et vérifié à la source. La liste complète suit, et chaque commission a sa page. Sur la page d'une commission, vous lisez la convention, l'article et le numéro de dépôt qui fondent chaque montant et la date à partir de laquelle il s'applique. Elle liste aussi les éléments sectoriels que la fiche n'applique pas. Pour les commissions sans plancher contrôlé, la fiche se calcule quand même, avec le revenu minimum interprofessionnel, et le décompte dit ce qui n'a pas été appliqué. Les barèmes suivent une veille régulière des textes officiels.

Commissions à plancher contrôlé : CP 100 (ouvriers auxiliaire), CP 102.01 (L'industrie des carrières de petit granit et de calcaire à tailler de la province de Hainaut), CP 102.02 (L'industrie des carrières de petit granit et de calcaire à tailler des provinces de Liège et de Namur), CP 102.04 (L'industrie des carrières de grès et de quartzite de tout le territoire du Royaume, à l'exception des carrières de quartzite de la province du Brabant wallon), CP 102.06 (L'industrie des carrières de gravier et de sable exploitées à ciel ouvert dans les provinces d'Anvers, de Flandre-Occidentale, de Flandre-Orientale, de Limbourg et du Brabant flamand), CP 102.07 (L'industrie des carrières, cimenteries et fours à chaux de l'arrondissement administratif de Tournai), CP 102.08 (L'industrie des carrières et scieries de marbres de tout le territoire du Royaume), CP 102.09 (L'industrie des carrières de calcaire non taillé et des fours à chaux, des carrières de dolomies et des fours à dolomies de tout le territoire du Royaume), CP 104 (L'industrie sidérurgique), CP 105 (Métaux non-ferreux), CP 106 (Industries du ciment), CP 106.01 (Les fabriques de ciment), CP 106.02 (L'industrie du béton), CP 106.03 (Le fibrociment), CP 107 (Maîtres-tailleurs, des tailleuses et couturières), CP 109 (L'industrie de l'habillement et de la confection), CP 110 (L'entretien du textile), CP 111 (métal), CP 112 (Entreprises de garage), CP 113 (L'industrie céramique), CP 113.04 (Tuileries), CP 114 (L'industrie des briques), CP 115 (L'industrie verrière), CP 116 (L'industrie chimique), CP 118 (industrie alimentaire, ouvriers), CP 119 (commerce alimentaire, ouvriers), CP 120 (L'industrie textile), CP 120.01 (L'industrie textile de l'arrondissement administratif de Verviers), CP 120.03 (La fabrication et du commerce de sacs en jute ou en matériaux de remplacement), CP 121 (nettoyage), CP 124 (construction), CP 125 (L'industrie du bois), CP 125.01 (Les exploitations forestières), CP 125.02 (Scieries et industries connexes), CP 125.03 (Le commerce du bois), CP 126 (L'ameublement et de l'industrie transformatrice du bois), CP 127 (Le commerce de combustibles), CP 128 (L'industrie des cuirs et peaux et des produits de remplacement), CP 129 (La production des pâtes, papiers et cartons), CP 130 (L'imprimerie, des arts graphiques et des journaux), CP 132 (Les entreprises de travaux techniques agricoles et horticoles), CP 133 (L'industrie des tabacs), CP 136 (La transformation du papier et du carton), CP 139 (La bâtellerie), CP 140 (transport et logistique), CP 140.01 (Les autobus et autocars), CP 140.02 (Les taxis), CP 140.03 (Le transport routier et la logistique pour compte de tiers), CP 140.04 (L'assistance en escale dans les aéroports), CP 140.05 (Le déménagement), CP 142.01 (La récupération de métaux), CP 142.02 (La récupération de chiffons), CP 142.03 (La récupération du papier), CP 142.04 (La récupération de produits divers), CP 143 (La pêche maritime), CP 144 (L'agriculture), CP 145 (Les entreprises horticoles), CP 146 (Les entreprises forestières), CP 148 (La fourrure et de la peau en poil), CP 148.03 (La fabrication industrielle et de la fabrication artisanale de fourrure (abrogée depuis le 02/05/2014)), CP 149.01 (Électriciens : installation et distribution), CP 149.02 (La carrosserie), CP 149.03 (Les métaux précieux), CP 149.04 (commerce du métal), CP 152 (Les institutions subventionnées de l'enseignement libre), CP 152.01 (Les institutions subventionnées de l'enseignement libre de la Communauté flamande), CP 152.02 (Les institutions subventionnées de l'enseignement libre de la Communauté française et de la Communauté germanophone), CP 200 (employés auxiliaire), CP 201 (commerce de détail indépendant), CP 202 (commerce alimentaire, employés), CP 202.01 (moyennes entreprises d'alimentation), CP 203 (Employés des carrières de petit granit), CP 207 (Employés de l'industrie chimique), CP 209 (Employés des fabrications métalliques), CP 211 (L'industrie et du commerce du pétrole), CP 214 (Employés de l'industrie textile), CP 215 (Employés de l'industrie de l'habillement et de la confection), CP 216 (Les employés occupés chez les notaires), CP 217 (Les employés de casino), CP 219 (Les services et les organismes de contrôle technique et d'évaluation de la conformité), CP 220 (Les employés de l'industrie alimentaire), CP 221 (Employés de l'industrie papetière), CP 222 (Employés de la transformation du papier et du carton), CP 224 (Les employés des métaux non-ferreux), CP 225 (Les employés des institutions de l'enseignement libre subventionné), CP 225.01 (Les employés des institutions de l'enseignement libre subventionné de la Communauté flamande), CP 225.02 (Les employés des institutions de l'enseignement libre subventionné de la Communauté française et de la Communauté germanophone), CP 226 (commerce international et logistique), CP 227 (Le secteur audiovisuel), CP 301 (Ports), CP 301.01 (Le port d'Anvers), CP 301.02 (Le port de Gand), CP 301.05 (Les ports de Zeebrugge-Bruges, d'Ostende et de Nieuport), CP 302 (horeca), CP 303.01 (La production de films), CP 303.03 (L'exploitation de salles de cinéma), CP 304 (Spectacle), CP 306 (Entreprises d'assurances), CP 307 (Les entreprises de courtage et agences d'assurances), CP 308 (Les sociétés de prêts hypothécaires et de capitalisation (abrogée depuis le 01/10/2017)), CP 310 (Les banques), CP 311 (grandes entreprises de vente au détail), CP 312 (grands magasins), CP 313 (Les pharmacies et offices de tarification), CP 314 (coiffure et soins de beauté), CP 315.01 (La maintenance technique, l'assistance et la formation dans le secteur de l'aviation), CP 315.02 (Compagnies aériennes), CP 316 (La marine marchande), CP 317 (Les services de gardiennage et/ou de surveillance), CP 318 (Les services des aides familiales et des aides seniors), CP 318.01 (Les services des aides familiales et des aides seniors de la Communauté française, de la Région wallonne et de la Communauté germanophone), CP 318.02 (Les services des aides familiales et des aides seniors de la Communauté flamande), CP 319 (Établissements et services d'éducation et d'hébergement), CP 319.01 (Établissements et services d'éducation et d'hébergement de la Communauté flamande), CP 319.02 (Établissements et services d'éducation et d'hébergement de la Communauté française, de la Région wallonne et de la Communauté germanophone), CP 320 (Pompes funèbres), CP 321 (grossistes-répartiteurs de médicaments), CP 322.01 (Les entreprises agréées fournissant des travaux ou services de proximité), CP 323 (La gestion d'immeubles, les agents immobiliers et les travailleurs domestiques), CP 324 (L'industrie et du commerce du diamant), CP 326 (L'industrie du gaz et de l'électricité), CP 327 (Les entreprises de travail adapté, les ateliers sociaux et les 'maatwerkbedrijven'), CP 327.01 (Le secteur flamand des entreprises de travail adapté, des ateliers sociaux et des 'maatwerkbedrijven'), CP 327.02 (Les entreprises de travail adapté subventionnées par la Commission communautaire française), CP 327.03 (Les entreprises de travail adapté de la Région wallonne et de la Communauté germanophone), CP 328.01 (Transport urbain et régional de la Région flamande), CP 328.03 (Transport urbain et régional de la Région de Bruxelles-Capitale), CP 329 (Le secteur socio-culturel), CP 329.01 (Le secteur socio-culturel de la Communauté flamande), CP 329.02 (Le secteur socio-culturel de la Communauté française et germanophone et de la Région wallonne), CP 329.03 (Les organisations socio-culturelles fédérales et bicommunautaires), CP 330 (Établissements et des services de santé), CP 331 (Le secteur flamand de l'aide sociale et des soins de santé), CP 332 (Le secteur francophone et germanophone de l'aide sociale et des soins de santé), CP 333 (Les attractions touristiques), CP 335 (Prestation de services et de soutien aux entreprises et aux indépendants), CP 336 (Les professions libérales), CP 337 (Le secteur non-marchand), CP 339 (Les sociétés de logement social agréées), CP 339.01 (Les sociétés de logement social agréées de la Région flamande), CP 339.02 (Les sociétés de logement social agréées de la Région wallonne), CP 339.03 (Les sociétés de logement social agréées de la Région de Bruxelles-Capitale), CP 340 (Les technologies orthopédiques), CP 341 (L'intermédiation en services bancaires et d'investissement).

Le salaire minimum appliqué dépend-il de la catégorie du travailleur ?

Le minimum appliqué sur la fiche est celui de la catégorie du travailleur, c'est-à-dire sa case dans la grille de sa commission paritaire. Le moteur connaît 29 114 cases de grille, réparties sur 131 commissions, et chaque page de commission publie sa grille. Sans case choisie, c'est le premier niveau de la grille qui est contrôlé. C'est le plus bas des cases ordinaires, jamais une case conditionnelle (jeune, formation) que vous n'avez pas choisie. Pour la choisir, ouvrez la fiche du travailleur et sélectionnez sa catégorie dans la grille de sa commission. Selon le secteur, elle dépend de la fonction, de l'âge ou de l'ancienneté. Tant qu'elle n'est pas précisée, la plateforme ne refuse rien à tort : elle contrôle le plus bas montant ordinaire de la commission. Précisez-la dès que vous la connaissez, car un travailleur placé dans une catégorie supérieure a droit à un minimum plus élevé, et seule la bonne case le contrôle correctement.

Ma commission paritaire n'est pas couverte, que faire ?

Toutes les commissions paritaires du registre du SPF Emploi ont été ouvertes et leurs conventions lues. Pour certaines, le salaire minimum du secteur n'est pas encore contrôlé ici. Pour la plupart d'entre elles, aucune grille sectorielle ne s'applique. Le SPF n'actualise plus de barème, ou la dernière grille publiée est inférieure au revenu minimum mensuel moyen garanti, qui s'applique alors à la place. Votre fiche se calcule normalement. Le revenu minimum interprofessionnel reste opposé en tout état de cause, et le décompte indique en toutes lettres quels éléments sectoriels n'ont pas été appliqués et pourquoi.

Comment se calcule la prime de fin d'année (13e mois) ?

Aucune loi n'impose de prime de fin d'année. C'est la convention collective de votre commission paritaire qui la prévoit, en fixe la formule et le prorata. Selon le secteur, l'employeur la paie lui-même ou un fonds sectoriel la verse, financé par une cotisation de l'employeur. Pour les commissions où la règle est codée, l'assistant de fiche propose le montant. Pour savoir ce que prévoit votre secteur, ouvrez la page de votre commission paritaire ou le guide ci-dessous. Ils indiquent si la prime existe, qui la verse et à quelle condition. Si la règle n'est pas encore codée dans la plateforme, la prime se saisit à la main comme n'importe quelle autre prime de la fiche. Le montant est celui que la convention vous donne.

Prime de fin d'année : le guide

Qui paie le pécule de vacances ?

Pour un employé, l'employeur paie le simple pécule (le salaire des jours de congé) et le double pécule. Pour un ouvrier, c'est une caisse de vacances qui paie le pécule, financée par une cotisation de l'employeur déclarée à l'ONSS. Quand un employé part, l'employeur paie le pécule de sortie et remet une attestation de vacances. La cotisation destinée à la caisse de vacances de l'ouvrier est déclarée à l'ONSS avec la DmfA, que la plateforme prépare à partir de vos fiches. L'ouvrier ne reçoit donc pas son pécule de son employeur mais de la caisse de vacances de son secteur. Le guide ci-dessous reprend les règles du simple et du double pécule pas à pas.

Pécule de vacances simple et double : le guide

Que faut-il remettre à un salarié qui part ?

Le solde de tout compte comprend la rémunération restant due, le pécule de sortie pour un employé et une éventuelle indemnité de rupture. Il faut aussi remettre le certificat de chômage C4 au plus tard le dernier jour de travail. Il faut aussi un certificat de travail, un décompte et, pour un employé, une attestation de vacances. La quittance signée par le travailleur ne vaut que pour accusé de réception. La plateforme pré-remplit la déclaration de fin de contrat depuis les fiches : vous précisez le motif, le préavis et l'indemnité, et vous pouvez nous la confier.

Départ d'un travailleur : solde de tout compte et C4

Que doit contenir une fiche de paie en Belgique ?

À chaque règlement définitif de la rémunération, le travailleur reçoit un décompte, sur papier ou électronique (loi du 12 avril 1965, art. 15). La commission paritaire peut en fixer le contenu. À défaut, c'est l'arrêté royal du 27 septembre 1966 qui s'applique. Il en dresse la liste : identité de l'employeur et du travailleur, période, importance des prestations, rémunération de base, brut, retenues de sécurité sociale. Viennent ensuite le montant imposable, le précompte professionnel, les sommes non imposables, la somme nette octroyée, les montants à déduire et le net à payer. La plateforme imprime toutes ces rubriques, en français ou en néerlandais selon le siège.

Faire sa fiche de paie soi-même

Combien de temps conserver le compte individuel et les documents sociaux ?

Cinq ans pour le compte individuel et ses annexes, les contrats d'occupation d'étudiants et, lorsqu'il est encore tenu, le registre du personnel (arrêté royal du 8 août 1980, art. 25). Toute forme de reproduction est admise si elle reste bien lisible (art. 24). Vos fiches restent consultables dans Documents, mais la conservation légale demeure une obligation de l'employeur. Rien n'oblige à imprimer : un fichier électronique suffit s'il reste lisible pendant toute la durée de conservation. Les fiches validées restent dans l'espace Documents, en PDF, mais gardez aussi une copie de votre côté, car l'obligation pèse sur l'employeur et non sur l'outil.

Quelle différence entre un secrétariat social et une caisse d'assurances sociales ?

La caisse d'assurances sociales s'occupe de vous en tant qu'indépendant. L'affiliation y est obligatoire avant le début de l'activité, et elle perçoit vos cotisations sociales personnelles (arrêté royal n° 38 du 27 juillet 1967, art. 10 et 20). Le secrétariat social s'occupe de vos salariés — fiches de paie, déclarations à l'ONSS — et l'affiliation n'y est pas obligatoire. Un indépendant qui engage garde sa caisse et choisit, pour la paie, entre un secrétariat social, un outil comme fiche2paie.be ou la gestion en direct. Les deux se cumulent donc sans se confondre : changer de solution pour la paie de vos salariés ne change rien à votre affiliation à la caisse d'assurances sociales.

Secrétariat social ou fiche de paie en ligne : le comparatif

Quelle est la différence entre employé et ouvrier ?

Un employé exerce un travail principalement intellectuel, un ouvrier un travail principalement manuel ; leurs cotisations sociales sont calculées sur des bases différentes. La plateforme applique automatiquement les règles du statut choisi. Pour voir l'effet concret sur un salaire, utilisez le simulateur gratuit de la page d'accueil. Le statut se choisit une fois, sur la fiche du travailleur, et il détermine d'autres règles. Le pécule de vacances ne se paie pas de la même manière pour un employé et pour un ouvrier, et le barème de certaines commissions distingue les deux. La page de chaque commission indique ce qui change selon le statut.

Gérez-vous les flexi-jobs ?

Oui. Le flexi-job bénéficie d'un régime social et fiscal propre, appliqué automatiquement par le moteur de calcul, y compris pour les pensionnés. La plateforme contrôle aussi le salaire flexi minimum en vigueur à la date de la fiche. Sur chaque fiche, le moteur applique le flexi-salaire, le pécule de vacances propre au flexi-job et la cotisation patronale spéciale, sans cotisation personnelle ni précompte pour le travailleur. Le contrat flexi-job se génère depuis la fiche du travailleur, et la Dimona peut partir depuis le planning. La page dédiée au flexi-job détaille les montants appliqués, avec leur source.

Flexi-job : conditions et montants de la fiche

Et les étudiants ?

Oui. Le contrat étudiant bénéficie de cotisations réduites dans la limite du contingent de 650 heures par an. La plateforme suit ce contingent : heures déclarées en Dimona, heures prestées sur les fiches, et estimation du solde restant. Le contrat étudiant se génère depuis la fiche du travailleur, en PDF et en DOCX. Le solde estimé du contingent est suivi pour chaque étudiant, ce qui vous évite de découvrir trop tard que les heures du régime réduit sont épuisées. Le régime réduit ne vaut que dans la limite du contingent : au-delà, les cotisations de droit commun s'appliquent à la fiche.

La Dimona est-elle envoyée automatiquement ?

Oui. Quand vous créez un travailleur, la déclaration Dimona peut partir immédiatement vers l'ONSS, et son statut est suivi dans l'application. Vous pouvez aussi déclarer une sortie (Dimona Out) depuis le même écran. Condition : votre mandat ONSS (Mahis) doit être signé, sinon l'ONSS refuse la déclaration. S'il ne l'est pas encore et que le travailleur commence avant, faites la Dimona vous-même sur socialsecurity.be : elle doit être faite au plus tard le jour où il commence. Le statut de chaque déclaration se suit dans l'application. Pour un flexi-job ou un extra, la Dimona peut aussi partir depuis le planning, sans frais en libre-service.

Comment se passe la DmfA trimestrielle ?

Automatiquement, si vous le souhaitez. Depuis l'écran « À payer », vous confiez votre déclaration à fiche2paie, et elle part par notre canal officiel sécurisé vers l'ONSS, signée électroniquement, dans le délai légal. La DmfA est la déclaration que l'employeur envoie à l'ONSS chaque trimestre, pour chaque travailleur, avec les rémunérations et les temps de travail. Elle se construit à partir des fiches que vous avez validées, au format XML attendu par l'ONSS. Vous suivez son statut dans l'application, et vous pouvez toujours choisir de télécharger le fichier pour la déposer vous-même. L'écran regroupe aussi les totaux de cotisations et les coordonnées officielles de paiement : vous payez l'ONSS depuis votre propre compte. Condition de l'envoi automatique : votre mandat ONSS (Mahis) doit être signé. Les dates limites et les conséquences d'un retard sont détaillées sur la page de la DmfA.

Pouvez-vous faire les autres déclarations de l'employeur ?

Oui, sous mandat. L'écran « Mes déclarations » ouvre chaque déclaration due à partir de vos fiches. On y trouve : précompte professionnel (274), fiches fiscales 281.10, fin de contrat, chômage temporaire, incapacité et maternité à la mutuelle, accident du travail à l'assureur. Chacune arrive pré-remplie ; vous répondez aux questions qui manquent et vous la confiez d'un clic, au prix affiché sur la page des prix. Les déclarations propres aux fonds sectoriels restent des rappels, à déposer vous-même ; les cotisations que l'ONSS perçoit pour eux partent dans la DmfA. Les autres fiches fiscales 281 (281.18, 281.20, 281.50 et les fiches plus rares) se saisissent à l'écran « Fiches fiscales (281) ». Elles se paient au même prix que la 281.10, par fiche. Une déclaration non confiée reste un rappel, que vous déposez vous-même.

Tous nos prix

Pouvez-vous transmettre à l'ONEM ma partie de la demande de crédit-temps ou de congé thématique ?

Oui, sous mandat. Vous encodez la période pour le travailleur : crédit-temps, congé parental, soins palliatifs, assistance médicale ou aidant proche. La demande d'allocations (formulaire C61) apparaît alors dans « Mes déclarations ». Vous y complétez la partie de l'employeur, c'est-à-dire les questions officielles de l'ONEM. Vous y répondez selon la situation réelle du travailleur, puis vous nous la confiez. Nous la transmettons à l'ONEM par le canal de l'ONSS, après signature électronique. Le prix est de 15,00 € HTVA (3 crédits), facturé quand l'ONSS accepte la demande. Certaines formes ne sont pas encore prises en charge, comme les fins de carrière. L'écran vous le dit : vous complétez alors votre partie dans le service en ligne de l'ONEM. La partie du travailleur reste la sienne.

Tous nos prix

Mes données sont-elles en sécurité (RGPD) ?

Les données sont hébergées en Union européenne et la plateforme applique le principe de minimisation. Elle ne conserve que ce qui est nécessaire au calcul des fiches et aux déclarations. Chaque client signe un contrat de prestation qui encadre le traitement. Les données de chaque société sont cloisonnées : la base refuse par défaut de rendre les lignes d'une autre société, même si une requête oublie de filtrer. Ce qui est conservé, pourquoi et combien de temps figure dans la politique de confidentialité. Les échanges avec la plateforme sont chiffrés (HTTPS) et l'accès à chaque compte est protégé par un mot de passe.

Politique de confidentialité

Puis-je générer des contrats de travail ?

Oui. Depuis la fiche d'un travailleur, vous générez un contrat CDI, CDD, étudiant ou flexi-job, pré-rempli avec les données de la société et du salarié, en français ou en néerlandais. Le document est fourni en PDF prêt à signer et en DOCX modifiable. Relisez le texte avant de le faire signer : un contrat engage les deux parties, et une clause propre à votre secteur peut demander un ajout. Le règlement de travail se génère de la même manière depuis la plateforme. Les données du salarié et de la société viennent des fiches déjà encodées : vous ne ressaisissez rien.

Puis-je générer un règlement de travail ?

Oui, et il est obligatoire dès votre premier travailleur, quel que soit l'effectif (loi du 8 avril 1965, art. 4). La plateforme produit un PROJET en français ou en néerlandais, en PDF et en DOCX modifiable. Il porte les vingt rubriques de l'article 6, § 1er, et signale en toutes lettres chaque mention qu'il ne peut pas connaître. Ce n'est pas un contrat : il ne se signe pas à deux, il s'affiche. Sa copie est remise à chaque travailleur, et il se dépose au Contrôle des lois sociales dans les huit jours de son entrée en vigueur.

Quelle durée hebdomadaire écrire dans mon règlement de travail ?

Celle que votre commission paritaire a fixée, pas les 38 heures de la durée hebdomadaire moyenne légale. C'est l'erreur la plus fréquente d'un règlement recopié sur un modèle. La CP 130 (imprimerie) est à 37 heures depuis 1990, les CP 202, 310, 311 et 312 à 35 heures. La CP 124 (construction) est à 40 heures, compensées par douze jours de repos aux dates que la commission fixe elle-même. Un règlement déposé sur la mauvaise durée devient la preuve écrite d'un horaire non conforme. Chaque page de commission publie la durée lue au texte, avec la convention, l'article et le numéro de dépôt qui la fondent.

Combien coûte une fiche de paie en ligne ?

La première fiche de paie de chaque mois est gratuite : sans condition, sans frais, sans carte enregistrée. Ensuite, une seule unité : le crédit, à 5 € HTVA — une fiche suivante, une correction (1 crédit) ou un dixième de bilan social. Les crédits s'achètent à l'unité, sans dégressif, et sont valables 3 mois. Quatre forfaits mensuels couvrent les volumes plus élevés : 50 € HTVA pour 20 documents, 100 € pour 50, 200 € pour 120 et 500 € pour 400 documents. Fiches et corrections comptent pour des documents, et l'engagement annuel donne −20 %. Les documents d'un forfait non utilisés ne passent pas à la période suivante. Le quota se compte sur chaque mois payé, à partir du jour de l'achat ou du renouvellement. La TVA de 21 % s'ajoute à ces prix.

Tous nos prix

Comment corriger une fiche déjà validée ?

Vous régénérez le mois concerné depuis vos documents : la nouvelle fiche remplace l'ancienne. Une correction coûte 1 crédit, soit 5 € HTVA (une fiche fausse doit légalement être corrigée, la plateforme rend cela simple). La DmfA se construisant à partir des fiches validées, corrigez avant de la confier à la plateforme si la déclaration du trimestre n'est pas encore partie. Vérifiez l'aperçu avant de valider, comme pour une première fiche, et remettez la fiche rectifiée au travailleur. Si la correction vient d'une information reçue après coup, comme une prestation oubliée ou une prime ajoutée, le mois se régénère de la même façon.

Qu'est-ce que l'assistant IA ?

L'assistant lit vos documents (PDF ou texte collé) et prépare l'encodage des employés et des fiches à votre place. Il vous laisse valider avant toute écriture définitive. Il est offert pendant 3 mois sans engagement, puis coûte 10 €/mois HTVA. Pour un cabinet comptable, un seul abonnement couvre tous ses dossiers. Le prix mensuel est par paliers selon le nombre de dossiers clients qu'il paie (détail sur la page « Pour les comptables »). Il ne remplace pas votre validation : rien n'est écrit définitivement sans votre accord, et la plateforme fonctionne très bien sans lui si vous préférez tout encoder vous-même.

Quelle différence avec un secrétariat social ?

Nous déclarons pour votre compte via un mandat : Dimona et DmfA. Si vous nous les confiez, nous déclarons aussi le précompte, les fiches 281.10, la fin de contrat, le chômage temporaire, la mutuelle et les accidents du travail. Mais vous payez l'ONSS directement depuis votre propre compte et vous restez aux commandes. Un secrétariat social agréé encaisse et reverse lui-même vos cotisations ; ce n'est pas notre modèle, et c'est ce qui nous permet d'être plus léger et moins cher. Concrètement, vous gardez la main sur les paiements et sur les validations. Nous préparons les fiches et les déclarations, puis nous les déposons sous mandat si vous nous les confiez. fiche2paie.be n'est ni un secrétariat social agréé ni un conseil juridique individualisé.

Comment résilier ?

Il n'y a pas d'engagement en dehors du forfait annuel. À l'unité, vous achetez des crédits quand vous en avez besoin. Un forfait mensuel s'arrête à la fin de la période payée (les documents non utilisés ne se reportent pas). Vos documents déjà générés restent accessibles. Si vous n'achetez plus de crédits, rien n'est facturé, et la première fiche de chaque mois reste gratuite. Les crédits déjà achetés restent utilisables jusqu'à leur date d'échéance. Pour toute question sur un forfait, écrivez-nous par e-mail. Aucun préavis n'est à respecter pour une utilisation à l'unité.

Faites votre première fiche de paie, gratuitement

La première fiche de chaque mois est gratuite, sans carte bancaire et sans rien installer. Les suivantes coûtent 5 € HTVA pièce, sans abonnement obligatoire ni frais d'affiliation.

Faire ma première fiche gratuite

Chaque situation a sa page