Conditions générales et contrat de services — version 2026-10.2

A. Conditions générales d'utilisation

fiche2paie.be est un outil en ligne de calcul de rémunérations édité par Mac Ped SRL (BE 0588.984.493). L'accès requiert un compte lié à un numéro d'entreprise belge : le numéro de TVA pour une entité assujettie, ou le numéro d'entreprise inscrit à la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE) pour une entité qui n'est pas assujettie à la TVA. Les prix sont ceux publiés sur la page Prix au moment de la commande, hors TVA. Les crédits prépayés non utilisés à leur expiration ne sont ni remboursés ni prolongés. L'utilisateur est responsable de la confidentialité de ses identifiants. L'outil fournit des calculs établis sur les barèmes officiels en vigueur et sur les données encodées par l'utilisateur ; il ne constitue pas un conseil juridique individualisé.

Connexion au SPF Finances. La plateforme est compatible avec MyMinfin du SPF Finances. Lorsque l'utilisateur y connecte son dossier, après identification par itsme ou carte d'identité électronique, elle consulte ou dépose ses documents fiscaux par les API du SPF Finances, en son nom et selon ses seules instructions. Cet usage est régi par la convention d'utilisation des API du SPF Finances signée par Mac Ped SRL, dont le texte est remis sur demande à info@fiche2paie.be. Elle prévoit notamment que l'accès n'est utilisé que pour le compte de l'utilisateur, que le SPF Finances peut suspendre temporairement une API pour maintenance ou pour en assurer le bon fonctionnement, et que chaque partie reste seule responsable de ses obligations en matière de protection des données. Le SPF Finances n'apporte à l'utilisateur aucun support direct pour cet usage : Mac Ped SRL en assure le support. L'utilisateur qui découvre une erreur ou un oubli dans les données reçues du SPF Finances le signale par le formulaire de contact général du SPF Finances (finances.belgium.be, rubrique « Structure et services »). L'utilisateur qui sait ou soupçonne que son accès a pu être compromis, par exemple après la perte d'un ordinateur, prévient Mac Ped SRL sans délai pour que l'accès soit bloqué. Le SPF Finances peut à tout moment demander à l'utilisateur de lui remettre tout ou partie des supports sur lesquels il a enregistré des données reçues du SPF Finances.

B. Contrat de prestation de services sociaux et mandat

Entre Mac Ped SRL, n° d'entreprise 0588.984.493 (« le Prestataire »), identifiée auprès de l'ONSS comme prestataire de services sociaux non agréé (identification validée par l'ONSS le 24 août 2026), et le titulaire du compte, identifié par son numéro d'entreprise lors de l'inscription (« le Client »).

Article 1 — Objet

1.1. Le Prestataire fournit un outil en ligne d'aide au calcul de rémunérations : fiches de paie, cotisations sociales, précompte professionnel et documents associés, sur la base des barèmes officiels en vigueur, cités en source sur chaque fiche ou document généré. Les barèmes sont mis à jour dans les meilleurs délais suivant leur publication officielle.
1.2. Dès que le mandat visé à l'article 3 est signé, le Prestataire accomplit, au nom et pour le compte du Client, les déclarations électroniques à la sécurité sociale des groupes que le Client a signés dans MAHIS, parmi : Dimona, DmfA, Flexi At Work, les déclarations de risques sociaux (chômage, indemnités, accidents du travail) et le chômage temporaire.
1.3. À la demande du Client et pour les seules déclarations qu'il lui confie, le Prestataire dépose en outre : la déclaration de précompte professionnel (274) sur Finprof, après signature par le Client d'un mandat Finprof dans l'application Mandats du SPF Finances ; les fiches fiscales 281.10 sur Belcotax-on-web ; les déclarations séparées aux fonds de sécurité d'existence. Ces déclarations confiées sont des services distincts, facturés selon la page Prix.
1.4. Le Prestataire n'est pas un secrétariat social agréé : il ne perçoit ni ne reverse jamais les cotisations, impôts ou autres sommes dues par le Client, qui exécute lui-même tous les paiements. La plateforme agit uniquement comme outil technique d'assistance.

Article 2 — Responsabilités

2.1. Le Client (employeur) est seul responsable envers l'ONSS, le SPF Finances et tout tiers de l'exactitude, de la complétude et de la conformité légale de toutes les données qu'il valide et transmet, y compris les fiches de paie, déclarations sociales et fiscales générées via la plateforme. Le Prestataire décline expressément toute responsabilité quant aux conséquences de toute erreur ou omission dans les données fournies par le Client ou dans les validations effectuées par ce dernier.
2.1bis. La remise de la fiche de paie au travailleur et son archivage relèvent du seul Client. S'il opte pour une remise électronique, le Client respecte la loi du 3 juin 2007 : accord préalable du travailleur, prestataire d'archivage garantissant l'accès gratuit du travailleur pendant cinq ans après la fin du contrat de travail, accusé de réception, et droit du travailleur de revenir au papier. L'espace salarié de la plateforme donne au travailleur un accès pratique à ses documents et enregistre ses accusés de réception ; il n'est pas un service d'archivage légal. Le Prestataire génère les documents mais n'assure ni leur remise ni leur archivage légal, et ne peut être tenu responsable d'un manquement du Client à ces obligations.
2.2. Le Client garantit l'exactitude des données encodées (salaires, prestations, situation familiale, avantages, NISS) et s'engage à vérifier chaque fiche, chaque déclaration et chaque document avant envoi ou transmission.
2.3. Le Prestataire maintient les barèmes conformes aux sources officielles (références citées sur chaque document) et corrige sans délai toute divergence dans ses algorithmes. Les mises à jour légales sont effectuées selon une obligation de moyens renforcée (« meilleurs efforts »), sans garantie de délai impératif.
2.4. La responsabilité du Prestataire est expressément limitée aux montants payés par le Client au titre des prestations du présent contrat au cours des douze (12) mois précédant le fait générateur de la réclamation. Le Prestataire n'est en aucun cas responsable des dommages indirects, en ce compris et sans s'y limiter la perte de bénéfice, la perte de données ou le préjudice commercial.

Article 3 — Mandat

Article 4 — Données personnelles

4.1. Rôles. Pour les données des travailleurs du Client, le Client est responsable du traitement et le Prestataire agit comme sous-traitant au sens de l'article 28 du règlement (UE) 2016/679 (RGPD). Le présent article vaut contrat de sous-traitance au sens de l'article 28, §§ 3 et 9, du RGPD ; il complète le contrat de mandat (article 31quater de la loi du 29 juin 1981).
4.2. Objet, durée, nature et finalité. Objet et finalité : établir les documents sociaux du Client et accomplir les déclarations visées aux articles 1.2 et 1.3. Durée : celle du présent contrat, prolongée des délais d'effacement de l'article 4.5. Nature : enregistrement, conservation, consultation, utilisation, communication aux destinataires désignés par la loi, effacement. Personnes concernées : les travailleurs et anciens travailleurs que le Client encode. Données : identité, coordonnées, contrat, rémunération, prestations, situation familiale et avantages, ainsi que le numéro d'identification à la sécurité sociale (NISS : numéro de registre national ou numéro BIS).
4.3. Le NISS. a) Il est saisi une fois par le Client et enregistré chiffré sur la fiche du travailleur, avec une clé qui lui est propre ; la plateforme ne l'affiche plus ensuite qu'en partie masquée. b) Il est utilisé uniquement pour les fiches de paie, les comptes individuels, les déclarations Dimona, DmfA et de risques sociaux, les fiches fiscales 281.10 et la déclaration de précompte professionnel, c'est-à-dire pour les formalités que la loi impose au Client (article 8, § 1er, alinéa 3, de la loi du 8 août 1983 organisant un registre national des personnes physiques). c) Il ne sert jamais d'identifiant, de clé, de critère de recherche ni de rapprochement entre fichiers ou entre clients, et il n'est communiqué qu'aux destinataires que la déclaration désigne (ONSS et institutions du réseau de la sécurité sociale, SPF Finances, fonds sectoriels). d) Il ne figure dans aucun journal technique, aucune adresse web, aucun stockage du navigateur ni aucun échange avec l'assistant en ligne ; il figure sur les documents et dans les déclarations qui l'exigent.
4.4. Obligations du Prestataire (article 28, § 3, du RGPD). a) Il ne traite les données que sur instruction documentée du Client : le présent contrat, le mandat et les actions du Client dans la plateforme ; il l'informe immédiatement si une instruction lui paraît contraire à la réglementation. b) Les personnes qu'il autorise à traiter les données sont tenues à la confidentialité ; le NISS n'est lu en clair que par les traitements automatiques qui produisent un document ou une déclaration, et tout accès humain, motivé par une demande du Client ou une obligation légale, est tracé. c) Il prend les mesures de l'article 32 du RGPD : chiffrement, cloisonnement de la base par client, contrôle des accès, journaux sans NISS, sauvegardes chiffrées, plan de sécurité de l'information tenu à jour. d) Le Client l'autorise de manière générale à recourir aux sous-traitants ultérieurs nommés dans la politique de confidentialité ; le Prestataire annonce tout ajout ou remplacement au moins trente jours à l'avance, le Client pouvant s'y opposer en résiliant, et impose à chacun les mêmes obligations (article 28, § 4). e) Il aide le Client à répondre aux demandes des travailleurs (accès, rectification, effacement, limitation) ; le NISS se corrige ou s'efface depuis la fiche du travailleur. f) Il aide le Client à respecter les articles 32 à 36 du RGPD et lui notifie toute violation de données le concernant dans les meilleurs délais, au plus tard quarante-huit heures après en avoir pris connaissance. g) Au terme de la prestation, il efface les données selon l'article 4.5, après que le Client a pu les exporter. h) Il met à la disposition du Client les informations nécessaires pour démontrer le respect du présent article et permet les audits menés par le Client ou par un auditeur qu'il mandate, moyennant un préavis de trente jours.
4.5. Effacement. Le NISS d'un travailleur est effacé automatiquement lorsque les deux délais légaux de conservation des documents qui le portent sont échus : cinq ans après la fin du contrat de travail pour le compte individuel (article 25 de l'arrêté royal du 8 août 1980), et la fin de la septième année qui suit l'année de paiement de sa dernière rémunération pour la fiche fiscale 281.10 (article 315 du Code des impôts sur les revenus 1992). Le NISS du bénéficiaire d'une autre fiche fiscale 281, hors personnel, est effacé le 1er janvier de la huitième année qui suit l'année de revenus. Dans tous les cas, le NISS est effacé à la clôture du compte du Client, ou dès que le Client l'efface de la fiche. Les fichiers de déclaration DmfA ou de risques sociaux que le Client confie au Prestataire sont conservés chiffrés jusqu'à l'envoi, puis effacés, et au plus tard trente jours après leur préparation. Les autres données sont traitées aux seules fins d'exécution du présent contrat, hébergées dans l'Union européenne, et supprimées à la clôture du compte sous réserve des obligations légales de conservation (notamment fiscales et sociales).
4.6. Le Prestataire désigne un délégué à la protection des données (article 37 du RGPD) et en communique l'identité au ministre ayant l'Intérieur dans ses attributions (article 10 de la loi du 8 août 1983) ; il est joignable à info@fiche2paie.be.

Article 5 — Prix et facturation

Les prix en vigueur sont ceux publiés sur la page Prix au moment de la commande, TVA en sus : fiches à l'unité (la première fiche de chaque mois étant offerte), corrections, forfaits, bilan social, déclarations confiées et options. Le bilan social et les déclarations confiées sont des services payants distincts, qui ne consomment pas la première fiche du mois. Chaque achat ou paiement donne lieu à une facture électronique transmise par le réseau Peppol. Un Client non assujetti à la TVA reçoit une facture TVA comprise, qui l'identifie par son numéro d'entreprise.

Article 6 — Durée et résiliation

Durée indéterminée ; fin à tout moment pour l'outil de calcul, la composante mandat suivant l'article 3.3. Pas de remboursement des périodes entamées.

Article 7 — Modification du contrat

Toute modification du présent contrat fait l'objet d'une nouvelle version, présentée au Client à sa connexion suivante avec un résumé des changements. L'utilisation des fonctions de la plateforme suppose l'acceptation de la version en vigueur. Les documents déjà produits restent consultables et téléchargeables sans cette acceptation.

Article 8 — Droit applicable

Droit belge. Tribunaux de l'arrondissement du siège du Prestataire compétents.