Changer de secrétariat social : lettre de résiliation
Édité par Mac Ped SRL (BCE 0588.984.493), prestataire de services identifié auprès de l'ONSS. Comment nous vérifions
Préavis, date de bascule, DmfA du trimestre en cours, compteurs annuels, mandat ONSS et documents à récupérer. Les étapes, avec leurs textes.
Changer de secrétariat social n'est pas une formalité administrative : c'est un transfert de déclarations, de compteurs et de documents. Personne n'en écrit l'ordre, et c'est pour cela que ça casse sur le trimestre en cours.
Voici les six étapes, avec, pour chacune, où la règle est écrite. Un chiffre manque volontairement : la durée de votre préavis. Elle est dans votre contrat, et nulle part ailleurs.
Lisez votre propre contrat d'affiliation : le préavis y est
Avant tout, parce que le délai commande la date possible
Aucune loi n'impose de préavis pour une affiliation à un secrétariat social : c'est votre contrat qui le fixe. Vérifiez-y trois choses — la durée du préavis, sa forme (souvent une lettre recommandée) et les frais de clôture de dossier, que certains comparateurs signalent. Nous ne publions aucune durée ici : celle de votre contrat est la seule qui vous engage.
Où : Votre contrat d'affiliation et ses conditions générales
Choisissez le premier jour d'un trimestre civil comme date de bascule
1er janvier, 1er avril, 1er juillet ou 1er octobre
La DmfA est une déclaration unique par employeur et par trimestre, portant toutes les prestations et toutes les rémunérations du trimestre. Changer en cours de trimestre n'est pas interdit, mais l'une des deux parties déposera alors le trimestre ENTIER, avec des données qu'elle n'a pas calculées. Basculer au premier jour d'un trimestre laisse chacun déposer le sien.
Où : ONSS — structure de la déclaration trimestrielle DmfA
Convenez par écrit qui dépose le trimestre en cours
Avant la date de bascule, noir sur blanc
C'est le point où une bascule se casse : chacun suppose que l'autre s'en charge. Fixez par écrit qui dépose la DmfA du trimestre en cours, qui fait les rectifications éventuelles des trimestres antérieurs, et jusqu'à quand les Dimona de vos salariés (travailleurs, employés ou ouvriers) restent suivies par l'ancien déclarant.
Où : Accord entre vous, votre ancien secrétariat et votre nouveau prestataire
Réclamez les compteurs annuels, pas seulement les fiches
Au moment du dernier décompte
Plusieurs droits se comptent par ANNÉE CIVILE et non par déclarant : les heures supplémentaires qui ouvrent la réduction d'impôt de l'article 154bis CIR 92, le plafond annuel du bonus à l'emploi, le contingent d'heures d'un étudiant, et le plafond fiscal annuel des revenus flexi. Basculer en cours d'année sans transmettre ces compteurs, c'est repartir de zéro — donc compter deux fois.
Où : CIR 92, art. 154bis · instructions ONSS (bonus à l'emploi, contingent étudiant, flexi)
Clôturez l'ancien mandat et signez le nouveau
Avant la première déclaration de votre nouveau prestataire
L'ONSS refuse toute déclaration d'un prestataire qui n'a pas de mandat signé : ce n'est pas une panne, c'est le contrôle des droits d'accès. Le mandat se signe dans Mahis avec l'eID ou itsme, par un représentant légal repris à la BCE. Laisser deux mandats vivants sur la même période de déclaration gêne autant que n'en avoir aucun.
Où : ONSS — Mahis, mandats des prestataires de services
Emportez vos documents sociaux
Avant la dernière facture, pas après
Demandez au minimum : les comptes individuels de chaque année, les décomptes de paie, les DmfA déposées, les Dimona, et les fiches fiscales 281.10 avec leur relevé. Le compte individuel doit être conservé cinq ans, et c'est l'employeur qui porte cette obligation, pas son prestataire. Les réclamer une fois le dossier clôturé, c'est les réclamer à quelqu'un qui ne vous doit plus rien.
Où : A.R. du 8 août 1980 relatif aux documents sociaux
Jusqu'à quand envoyer votre lettre de résiliation ?
Encodez deux informations tirées de votre propre contrat d'affiliation : la date d'échéance (ou d'anniversaire) du contrat et le préavis en mois. Nous ne remplissons rien à votre place.
Sans JavaScript, le calcul se fait à la main : partez de la date d'échéance de votre contrat et remontez du nombre de mois de préavis. Si ce jour n'existe pas dans le mois d'arrivée (par exemple un 31 février), prenez le dernier jour de ce mois. Votre lettre doit partir au plus tard ce jour-là, et de préférence quelques jours avant.
Modèle de lettre de résiliation du secrétariat social
Lisez d'abord votre contrat d'affiliation : il fixe le préavis, la forme (souvent une lettre recommandée) et l'adresse où envoyer la résiliation. Ce modèle n'inscrit aucune durée ; celle de votre contrat est la seule qui vous engage.
Copiez le texte, complétez ce qui est entre crochets, et faites-le signer par un représentant légal inscrit à la BCE.
[Nom de votre société]
[Adresse du siège social]
Numéro d'entreprise : [BE0...]
Numéro d'inscription ONSS : [numéro]
[Nom du secrétariat social]
[Adresse indiquée dans votre contrat pour la résiliation]
[Lieu], le [date]
Objet : résiliation du contrat d'affiliation n° [numéro de dossier]
Madame, Monsieur,
Par la présente, nous résilions le contrat d'affiliation qui lie [nom de la société] à votre secrétariat social, dans le respect du préavis prévu à l'article [numéro] de ce contrat.
Nous souhaitons que la collaboration prenne fin le [date de fin, de préférence la veille du premier jour d'un trimestre civil].
Nous vous demandons de nous confirmer par écrit : la date de fin retenue ; qui déposera la DmfA du trimestre en cours, et les éventuelles rectifications des trimestres antérieurs ; la date à laquelle prend fin le mandat qui vous permet de déclarer pour notre compte auprès de l'ONSS.
Nous vous demandons de nous transmettre, avant cette date : les comptes individuels de chaque année, les décomptes de paie, les DmfA et les Dimona déposées, les fiches 281.10 avec leur relevé récapitulatif, et les compteurs annuels de nos travailleurs (heures supplémentaires, bonus à l'emploi, contingent étudiant, revenus flexi).
Nous vous prions de recevoir, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées.
[Nom et fonction du signataire, représentant légal]
Envoyez la lettre de la manière que votre contrat prévoit, et gardez la preuve d'envoi. Sans confirmation écrite, relancez : sans accord sur qui dépose le trimestre en cours, une bascule se passe mal.
Ce que nous reprenons pour vous
Vous encodez vos travailleurs une fois, avec leur commission paritaire et leur salaire. À partir du mois de la bascule, la plateforme calcule chaque fiche et envoie la Dimona et la DmfA sous mandat ; la première fiche de chaque mois est gratuite. S'il manque des mois avant la bascule, nous les rattrapons avec vous.
Préparer ma bascule gratuitement En retard ? On vous remet en ordre
Questions fréquentes
Comment quitter son secrétariat social ?
Quitter son secrétariat social se fait en six étapes, dans cet ordre. Lisez d'abord votre contrat d'affiliation : il fixe le préavis et la forme de la résiliation. Choisissez comme date de bascule le premier jour d'un trimestre civil, pour que chacun dépose sa propre DmfA. Convenez par écrit de qui dépose le trimestre en cours. Réclamez les compteurs annuels, pas seulement les fiches : heures supplémentaires, bonus à l'emploi, contingent des étudiants et revenus flexi. Clôturez l'ancien mandat dans Mahis et signez le nouveau avec votre eID ou itsme. Emportez enfin vos documents sociaux avant la dernière facture. Le point où une bascule se casse est le trimestre en cours, quand chacun suppose que l'autre s'en charge. Ensuite, la plateforme calcule les fiches et envoie la Dimona et la DmfA sous mandat.
Quel préavis faut-il respecter pour quitter un secrétariat social ?
Aucune loi ne fixe de préavis pour une affiliation à un secrétariat social : c'est votre contrat qui le fait. Cherchez-y trois choses : la durée du préavis, sa forme, souvent une lettre recommandée, et les frais de clôture de dossier. Nous ne publions aucune durée ici, car seule celle de votre contrat vous engage. Un modèle de lettre de résiliation figure plus bas sur cette page. Complétez-le avec les références de votre contrat, faites-le signer par un représentant légal et gardez la preuve d'envoi.
Que récupérer avant de partir ?
Demandez au minimum les comptes individuels de chaque année, les décomptes de paie, les DmfA et les Dimona déposées, et les fiches fiscales 281.10 avec leur relevé. Réclamez aussi les compteurs annuels de vos travailleurs. Le compte individuel doit être conservé cinq ans, et c'est l'employeur qui porte cette obligation, pas son prestataire. Faites la demande avant la dernière facture : une fois le dossier clôturé, vous la feriez à quelqu'un qui ne vous doit plus rien.
Quand un secrétariat social reste-t-il le bon choix ?
Un secrétariat social agréé reste le bon choix si vous voulez qu'un tiers porte l'obligation déclarative à votre place. Il convient aussi si vous avez besoin d'un conseil juridique régulier ou si votre gestion est complexe, avec beaucoup d'intérimaires, plusieurs commissions paritaires ou un détachement international. fiche2paie.be est un logiciel de paie, pas un secrétariat social agréé : vous restez le déclarant et vous validez chaque fiche. Nous préférons le dire avant votre inscription plutôt qu'après.
Quelle alternative au secrétariat social pour une petite entreprise ?
fiche2paie.be est une alternative pour une petite entreprise comme pour une plus grande : un logiciel de paie en libre-service, sans abonnement obligatoire. Vous encodez vos travailleurs une fois, le site calcule chaque fiche selon la commission paritaire et envoie la Dimona et la DmfA sous mandat. La première fiche de chaque mois est gratuite. Vous restez le déclarant et vous payez l'ONSS depuis votre propre compte.
Ce que coûte un secrétariat social
Secrétariat social ou le faire soi-même ?