Changer de secrétariat social
Préavis, date de bascule, DmfA du trimestre en cours, compteurs annuels, mandat ONSS et documents à récupérer. Les étapes, avec leurs textes.
Changer de secrétariat social n'est pas une formalité administrative : c'est un transfert de déclarations, de compteurs et de documents. Personne n'en écrit l'ordre, et c'est pour cela que ça casse sur le trimestre en cours.
Voici les six étapes, avec, pour chacune, où la règle est écrite. Un chiffre manque volontairement : la durée de votre préavis. Elle est dans votre contrat, et nulle part ailleurs.
Lisez votre propre contrat d'affiliation : le préavis y est
Avant tout, parce que le délai commande la date possible
Aucune loi n'impose de préavis pour une affiliation à un secrétariat social : c'est votre contrat qui le fixe. Vérifiez-y trois choses — la durée du préavis, sa forme (souvent une lettre recommandée) et les frais de clôture de dossier, que certains comparateurs signalent. Nous ne publions aucune durée ici : celle de votre contrat est la seule qui vous engage.
Où : Votre contrat d'affiliation et ses conditions générales
Choisissez le premier jour d'un trimestre civil comme date de bascule
1er janvier, 1er avril, 1er juillet ou 1er octobre
La DmfA est une déclaration unique par employeur et par trimestre, portant toutes les prestations et toutes les rémunérations du trimestre. Changer en cours de trimestre n'est pas interdit, mais l'une des deux parties déposera alors le trimestre ENTIER, avec des données qu'elle n'a pas calculées. Basculer au premier jour d'un trimestre laisse chacun déposer le sien.
Où : ONSS — structure de la déclaration trimestrielle DmfA
Convenez par écrit qui dépose le trimestre en cours
Avant la date de bascule, noir sur blanc
C'est le point où une bascule se casse : chacun suppose que l'autre s'en charge. Fixez par écrit qui dépose la DmfA du trimestre en cours, qui fait les rectifications éventuelles des trimestres antérieurs, et jusqu'à quand les Dimona de vos travailleurs restent suivies par l'ancien déclarant.
Où : Accord entre vous, votre ancien secrétariat et votre nouveau prestataire
Réclamez les compteurs annuels, pas seulement les fiches
Au moment du dernier décompte
Plusieurs droits se comptent par ANNÉE CIVILE et non par déclarant : les heures supplémentaires qui ouvrent la réduction d'impôt de l'article 154bis CIR 92, le plafond annuel du bonus à l'emploi, le contingent d'heures d'un étudiant, et le plafond fiscal annuel des revenus flexi. Basculer en cours d'année sans transmettre ces compteurs, c'est repartir de zéro — donc compter deux fois.
Où : CIR 92, art. 154bis · instructions ONSS (bonus à l'emploi, contingent étudiant, flexi)
Clôturez l'ancien mandat et signez le nouveau
Avant la première déclaration de votre nouveau prestataire
L'ONSS refuse toute déclaration d'un prestataire qui n'a pas de mandat signé : ce n'est pas une panne, c'est le contrôle des droits d'accès. Le mandat se signe dans Mahis avec l'eID ou itsme, par un représentant légal repris à la BCE. Laisser deux mandats vivants sur la même période de déclaration gêne autant que n'en avoir aucun.
Où : ONSS — Mahis, mandats des prestataires de services
Emportez vos documents sociaux
Avant la dernière facture, pas après
Demandez au minimum : les comptes individuels de chaque année, les décomptes de paie, les DmfA déposées, les Dimona, et les fiches fiscales 281.10 avec leur relevé. Le compte individuel doit être conservé cinq ans, et c'est l'employeur qui porte cette obligation, pas son prestataire. Les réclamer une fois le dossier clôturé, c'est les réclamer à quelqu'un qui ne vous doit plus rien.
Où : A.R. du 8 août 1980 relatif aux documents sociaux