Faire sa Dimona en ligne en deux minutes

La Dimona est la déclaration électronique immédiate d'entrée et de sortie d'un travailleur auprès de l'ONSS. La déclaration d'entrée se fait au plus tard au moment où le travailleur débute ses prestations ; la déclaration de sortie, au plus tard le premier jour ouvrable qui suit la fin de l'emploi déclaré (A.R. du 5 novembre 2002, art. 8 et 9). Avec les données sous la main, l'encodage prend deux minutes : fiche2paie.be envoie la déclaration au moment où vous créez le travailleur et en suit le statut jusqu'à l'accusé de l'ONSS.

Les deux minutes, dans l'ordre

La Dimona n'est longue que lorsqu'on cherche une donnée pendant qu'on la remplit. Rassemblez d'abord ce que l'article 4 de l'arrêté exige, puis déroulez : le formulaire ne pose aucune autre question.

La déclaration part immédiatement. L'ONSS répond par un accusé, puis par un statut : accepté, accepté avec avertissement, ou refusé avec une anomalie nommée. La plateforme consulte ce statut toute seule et vous le montre — vous n'avez pas à revenir vérifier.

1. Créez le travailleur, ou ouvrez sa fiche s'il existe déjà
2. Saisissez son numéro de registre national — il ne sera pas conservé
3. Donnez la date de début : celle du lien contractuel, pas forcément le premier jour presté
4. Choisissez le type : travailleur ordinaire, étudiant ou flexi-job
5. Envoyez, et laissez la plateforme suivre le statut jusqu'à l'accusé

Le délai est le cœur de l'obligation, pas une formalité

Entrée en service : « les données énumérées dans cette section sont communiquées au plus tard au moment où le travailleur débute ses prestations » (art. 8). Il n'y a pas de tolérance de fin de journée, et aucune régularisation a posteriori : une Dimona faite après le début des prestations est une Dimona tardive.

Déclarer plus tôt est en revanche toujours possible, et c'est la bonne habitude. La date à déclarer est celle du lien contractuel, qui peut être antérieure au premier jour réellement presté.

Sortie de service : « au plus tard le premier jour ouvrable qui suit la fin de l'emploi déclaré » (art. 9). Et l'arrêté prévoit une dispense que beaucoup ignorent : si la date de sortie ne diffère pas de la date de fin déjà communiquée lors de la déclaration d'entrée, l'employeur ne fait pas cette déclaration. Un contrat à durée déterminée qui se termine à la date prévue n'appelle donc aucune Dimona OUT.

Ce qu'il faut avoir sous la main

L'article 4 énumère les données de la déclaration d'entrée. L'employeur est identifié par son numéro d'inscription à l'ONSS ou, à défaut, par les données de la Banque-Carrefour des Entreprises. Le travailleur est identifié par son numéro d'identification à la sécurité sociale.

Deux statuts demandent un champ de plus. Pour un étudiant, l'article 7 exige, « par trimestre civil, le nombre d'heures […] durant lesquelles l'étudiant sera occupé » — c'est ce nombre qui alimente le contingent. Pour un flexi-job, l'article 7/1 impose une déclaration par trimestre compris dans la durée du contrat ; et si le contrat à durée déterminée est conclu ORALEMENT, la déclaration devient JOURNALIÈRE, avec l'heure de début et l'heure de fin de la prestation.

Votre numéro d'employeur à l'ONSS, ou votre numéro d'entreprise
Le numéro de registre national du travailleur
La date de début du lien contractuel, et sa date de fin si elle est connue
Le type de travailleur : ordinaire, étudiant ou flexi-job
Pour un étudiant : le nombre d'heures prévues sur le trimestre
Pour un flexi-job payé sous contrat oral : les heures de début et de fin, chaque jour

OTH, STU, FLX : le type n'est pas cosmétique

L'ONSS attend un type de travailleur précis, et refuse la déclaration quand il ne correspond pas à la commission paritaire déclarée. Un travailleur ordinaire se déclare « OTH », un étudiant « STU » avec ses heures prévues, un flexi-job « FLX ».

Le numéro réel de la commission paritaire n'est transmis que pour une liste limitée de secteurs ; partout ailleurs, l'ONSS attend une valeur générique. Ces règles ont été éprouvées contre l'environnement de simulation de l'ONSS, pas déduites d'une documentation : la plateforme n'envoie jamais la commission paritaire brute de la société.

Le numéro de registre national ne reste pas chez nous

La Dimona exige le numéro d'identification à la sécurité sociale du travailleur. C'est une donnée sensible, et la plateforme est construite pour ne jamais la conserver : vous la saisissez au moment de la déclaration, elle transite vers l'ONSS, et elle disparaît de l'écran. Aucune table ne la stocke, aucun journal ne l'écrit.

C'est aussi ce qui explique qu'elle vous soit redemandée : ce n'est pas un oubli du formulaire, c'est le contrat que nous tenons avec vos travailleurs.

Sans mandat Mahis, l'ONSS refuse — et il le dit en clair

Déclarer pour le compte d'un tiers suppose un mandat. Le client signe le sien dans l'application Mahis de l'ONSS, avec son eID ou itsme. Sans lui, le contrôle d'accès de l'ONSS renvoie un refus de permission, et il le fait même dans l'environnement de simulation — ce n'est donc pas un incident à réessayer plus tard.

La plateforme nomme ce refus au lieu de le présenter comme une panne, et vous renvoie à l'écran qui explique la démarche. Le mandat se signe une fois ; ensuite, l'entrée et la sortie de chaque travailleur partent sans autre formalité.

Dimona d'entrée avant le début des prestations
Dimona de sortie à la fin de l'occupation, sauf date de fin déjà déclarée
Suivi automatique du statut et des anomalies renvoyées par l'ONSS
Rappel des travailleurs actifs sans Dimona d'entrée

Ce qu'une Dimona manquante coûte

L'absence de Dimona est une infraction de niveau 4 du Code pénal social — le niveau le plus élevé, celui qui ouvre la sanction pénale.

Et la sanction civile est celle qui tombe le plus sûrement : une cotisation de solidarité égale au triple des cotisations de base calculées sur le revenu minimum mensuel moyen garanti, avec un plancher indexé (loi du 27 juin 1969, art. 22quater). Elle est due par travailleur non déclaré.

Nous ne publions pas les montants d'amende : le Code pénal social a changé le 1er septembre 2026, son article 101 a été remplacé et les décimes additionnels sont passés de 90 à 2,5. Un tableau recopié aujourd'hui serait faux d'ici peu — le niveau, lui, est ce que le texte fixe.

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