Bilan social: calculé, exporté aux codes BNB

Ce que fait le module

Le bilan social compte trois rubriques : l'état des personnes occupées, les mouvements du personnel au cours de l'exercice et les initiatives en matière de formation. Ce que nos fiches de paie connaissent déjà — effectif moyen, heures prestées, frais de personnel, entrées et sorties — est calculé depuis les fiches de l'exercice. Il porte sur chaque salarié occupé pendant l'exercice, qu'il soit ouvrier ou employé.

Ce qu'aucune fiche ne porte, vous le complétez une fois : sexe, type de contrat, niveau d'études, date et motif de sortie. Les formations et ce que nous ne calculons pas s'encodent case par case.

Une case calculée peut être remplacée par la valeur de votre comptabilité. Les frais de personnel de nos fiches ne contiennent pas, par exemple, tout ce que votre comptabilité range en frais de personnel : le chiffre de votre comptabilité fait foi, et le récapitulatif montre quel chiffre a été encodé.

Une partie de l'année chez un autre secrétariat

Téléchargez le gabarit CSV, faites-y reporter les mois payés ailleurs et importez-le. Chaque ligne refusée est affichée avec son numéro et sa cause, et un mois couvert deux fois est signalé avant le paiement.

Ce que vous recevez

Un fichier CSV « code;valeur » aux codes de la Banque nationale pour l'exercice, et un récapitulatif PDF rubrique par rubrique, avec l'origine de chaque chiffre : calculé depuis vos fiches, importé ou encodé, avec sa date.

Ces deux fichiers se remettent à votre comptable ou à votre réviseur. Le bilan social d'une société est une section de ses comptes annuels, déposés par la société ou son comptable (CSA art. 3:10). Nous ne déposons rien à votre place.

Quand

À joindre à vos comptes annuels, déposés dans les trente jours de leur approbation et au plus tard sept mois après la clôture de l'exercice.

Une société établit le bilan social avec ses comptes annuels dès qu'elle occupe des travailleurs (CSA art. 3:12, § 1er, 8°). Si vous doutez de devoir le déposer, demandez-le à votre comptable : le module ne tranche pas cette question à votre place, et le forfait est dû pour chaque dossier payé.

Prix

50,00 € HTVA par exercice, le même pour les trois parcours : automatisé, import ou encodage. Avant le paiement, le récapitulatif PDF montre quelles cases sont remplies, sans les valeurs. Cela représente 10 crédits : les crédits de votre forfait du mois, sinon des crédits achetés. Les valeurs et l'export se débloquent dès que ces crédits sont utilisés.

Cinq erreurs fréquentes sur le bilan social

Croire le bilan social facultatif parce que la société est petite. Une société l'établit avec ses comptes annuels dès qu'elle occupe des travailleurs (CSA art. 3:12, § 1er, 8°).

Déposer à la mauvaise date. Le délai court depuis l'approbation des comptes et il a un plafond depuis la clôture : relevez les deux dates avec votre comptable.

Confondre effectif moyen et nombre de contrats. Le bilan social se compte sur l'exercice entier : un travailleur entré ou sorti en cours d'année n'y pèse pas comme une personne présente toute l'année.

Reprendre les frais de personnel des fiches sans les rapprocher de la comptabilité. Ce que votre comptabilité range en frais de personnel peut différer : le chiffre de la comptabilité fait foi.

Oublier les mois payés ailleurs. Si une partie de l'année a été payée par un autre secrétariat, importez ces mois avec le gabarit CSV : sans eux, l'effectif et les heures sont sous-évalués.

Exemple pas à pas : un exercice avec un autre secrétariat

Une société clôture son exercice au 31 décembre et a fait payer trois mois par un autre secrétariat social.

1. Vous choisissez l'exercice dans l'écran Bilan social. Les rubriques que les fiches connaissent sont calculées depuis les fiches de l'année.

2. Vous téléchargez le gabarit CSV, vous y faites reporter les trois mois payés ailleurs et vous l'importez. Chaque ligne refusée s'affiche avec son numéro et sa cause.

3. Vous complétez une fois ce qu'aucune fiche ne porte : sexe, type de contrat, niveau d'études, date et motif de sortie. Les formations s'encodent case par case.

4. Si des frais de personnel diffèrent de votre comptabilité, vous remplacez la case calculée par le chiffre de la comptabilité.

5. Avant le paiement, le récapitulatif PDF montre quelles cases sont remplies, sans les valeurs. Une fois les 10 crédits utilisés, les valeurs et l'export se débloquent.

6. Vous remettez le CSV et le PDF à votre comptable, qui les dépose avec les comptes annuels.

Ce qu'il faut réunir avant de commencer

Le bilan social se prépare mieux avec quatre éléments sous la main. Le premier est la date de clôture de l'exercice : elle fixe la période couverte et, avec votre comptable, la date limite de dépôt. Le deuxième est la liste des mois payés hors de fiche2paie.be, s'il y en a : c'est elle qui décide si l'import CSV est nécessaire.

Le troisième est ce qu'aucune fiche ne porte : le sexe de chaque travailleur, son type de contrat, son niveau d'études et, pour ceux qui sont partis, la date et le motif de sortie. Le quatrième est le détail des formations suivies pendant l'exercice, que le module ne calcule pas et que vous encodez case par case.

Si vous hésitez sur un chiffre de frais de personnel, rapprochez-le d'abord de la comptabilité : le chiffre de votre comptable fait foi, et le récapitulatif indique lequel a été encodé. Relisez aussi le récapitulatif PDF avec lui avant le dépôt : il montre, rubrique par rubrique, d'où vient chaque chiffre.

Le module ne dépose rien : il prépare le CSV aux codes de la Banque nationale et le PDF, que votre comptable ou votre réviseur joint aux comptes annuels. Vous pouvez ouvrir l'exercice dès maintenant pour voir quelles cases sont remplies et ce qui manque.

Questions fréquentes

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