Alternative au secrétariat social ou fiche de paie en ligne
Non — aucune loi belge n'oblige un employeur à passer par un secrétariat social. Le statut de secrétariat social agréé (loi du 27 juin 1969, art. 27 et suivants) n'est requis que pour percevoir et reverser les cotisations à la place de l'employeur. Nous ne le faisons pas et nous ne le sommes pas : vous payez l'ONSS et le SPF Finances depuis votre propre compte, et nous déclarons pour vous, sous mandat — Dimona, DmfA, précompte, fiches fiscales, fin de contrat, chômage temporaire, mutuelle et accidents du travail (les cotisations aux fonds sectoriels partent dans la DmfA). Un secrétariat social reste le bon choix si vous voulez déléguer le paiement lui-même, si votre situation sociale est atypique, ou si vous attendez un conseil juridique individualisé.
Aucune loi n'impose un secrétariat social. Ce qu'il fait et que nous ne faisons pas, face à la fiche en ligne : 1re du mois gratuite, puis 5 € HTVA.
Ce qu'un secrétariat social agréé fait et que nous ne faisons pas
Nous commençons par là, parce que c'est la première question qui compte. Quatre choses, et aucune formulation ne les change. Cela vaut pour chaque salarié que vous occupez, ouvrier ou employé.
| Sujet | Secrétariat social agréé | Chez nous |
|---|---|---|
| Reprendre l'obligation déclarative | Un secrétariat agréé devient déclarant à votre place : il porte l'obligation, avec la responsabilité qui va avec. | Non. Vous restez le déclarant. Nous calculons, nous rédigeons, nous transmettons en votre nom comme prestataire de services (numéro d'expéditeur 307113), pour chaque déclaration que vous nous confiez. |
| Le conseil juridique | Un juriste qui connaît votre dossier et vous suit dans un litige. | Non. Nous montrons le texte et sa source ; l'appréciation reste la vôtre. |
| La gestion déléguée | Quelqu'un qui suit votre dossier social à votre place. | Non. L'écran fait le travail, c'est vous qui appuyez. |
| L'encaissement pour votre compte | Certains secrétariats encaissent les cotisations et reversent. | Non. Vous payez directement l'ONSS et le fisc. |
Ce que nous faisons et qu'on trouve rarement ailleurs
| Sujet | Secrétariat social agréé | Chez nous |
|---|---|---|
| Les déclarations autour de la paie | Faites par le secrétariat, au tarif de votre contrat. | Faites pour vous, sous mandat. Dimona et DmfA sont comprises. Le précompte (274), les fiches 281.10, les documents de fin de contrat, le chômage temporaire, la mutuelle et les accidents du travail se confient un par un, chacun à son prix affiché. L'écran « Mes déclarations » les ouvre à partir de vos fiches. Les déclarations propres aux fonds sectoriels restent des rappels, à déposer vous-même ; les cotisations que l'ONSS perçoit pour eux partent dans la DmfA. |
| L'espace du travailleur | En général un portail, avec un compte par travailleur. | Un lien sans compte, avec accusé de réception. Un travailleur qui quitte l'entreprise ne perd pas ses fiches. |
| La veille légale | Elle existe, mais elle n'est pas montrée. | Montrée : la page de vérification dit combien de sources sont suivies, quand la dernière passe a eu lieu, et quelles fenêtres d'indexation sont ouvertes. |
| Le prix | Demandez le vôtre, par fiche et par an. | Sur notre page de prix, au centime, avec le calcul d'une année. |
Quand un secrétariat social reste le bon choix
Si vous voulez que quelqu'un d'autre porte l'obligation déclarative, si vous avez besoin de conseil juridique régulier, ou si votre gestion est complexe (beaucoup d'intérimaires, plusieurs commissions paritaires, détachement international), un secrétariat agréé est la bonne réponse. Nous préférons l'écrire maintenant qu'après votre paiement.
Ce que vous faites vous-même, concrètement
À l'engagement, vous encodez le travailleur : la Dimona IN part aussitôt, sous mandat. Chaque mois, vous encodez les prestations — heures, absences, primes, ou vous collez l'e-mail reçu —, vous vérifiez l'aperçu et vous validez la fiche. Vous payez le net au travailleur depuis votre compte.
L'écran « À payer » dit ce que l'ONSS et le SPF Finances attendent de vous : les cotisations ONSS du trimestre, réductions déduites, et le précompte professionnel du mois ou du trimestre. Chaque trimestre, la DmfA part sous mandat. La déclaration de précompte 274, les fiches 281.10 et les déclarations d'un départ, d'une maladie, d'un accident ou d'un chômage temporaire apparaissent dans « Mes déclarations », pré-remplies depuis vos fiches : vous les confiez d'un clic. Un secrétariat social fait les mêmes étapes, mais vous ne les voyez pas.
Comment comparer les deux
Demandez trois montants à votre secrétariat : le prix par fiche, les frais fixes (dossier, entrée, clôture annuelle, fiches fiscales) et le prix d'une correction. Comparez-les à notre page de prix, qui donne le prix par fiche et par forfait, et le calcul sur une année.
Comparez ensuite ce que le prix ne montre pas : qui porte l'obligation déclarative, en combien de temps une erreur se corrige, quelles déclarations sont comprises ou facturées à part, et si vous retrouvez vos fiches quand vous partez. Pour un petit employeur, ces critères pèsent souvent plus que quelques euros par mois.
Les prix que deux acteurs publient eux-mêmes
La plupart des secrétariats sociaux ne publient pas leurs tarifs. Deux acteurs le font. Voici ce que leur propre page affichait le jour où nous l'avons lue, avec le lien et la date. Les prix des sites comparateurs ne sont pas repris.
SD Worx : Calculateur public, pour 1 employé : 76,44 € par travailleur et par mois (« Pack Entrepreneur ») ; la page ne précise pas si le montant est HTVA ou TVAC (prix lu le 05/10/2026 sur go.sdworx.com).
Aureus Social Pro : 29 € HTVA par fiche de paie, sans forfait mensuel, et 149 € d'implémentation, une fois (prix lu le 05/10/2026 sur aureussocial.be).
Chez nous : la première fiche du mois est gratuite, puis 5 € HTVA par fiche, sans frais d'entrée ni engagement. Un prix peut changer : vérifiez-le sur la page de l'acteur avant de décider.
Ce que la loi exige dans les deux cas
Les obligations de l'employeur ne changent pas avec l'outil choisi : une Dimona avant le début des prestations (A.R. du 5 novembre 2002), un décompte à chaque paiement de la rémunération (loi du 12 avril 1965, art. 15), un compte individuel par travailleur et par année (A.R. du 8 août 1980), une DmfA par trimestre, un règlement de travail dès le premier travailleur (loi du 8 avril 1965) et la fiche fiscale 281.10.
La différence tient à qui les exécute et qui les porte. Avec un secrétariat agréé, le secrétariat les exécute et reprend l'obligation déclarative. Avec nous, la plateforme exécute le calcul et l'envoi — y compris le précompte, les fiches 281.10 et les déclarations de risques sociaux que vous nous confiez —, et vous restez le déclarant : vous voyez chaque étape, et vous validez chaque fiche.
Changer de secrétariat
Quitter un secrétariat social est possible, avec le préavis de votre contrat. L'historique des salaires de l'année en cours sert au pécule de sortie, à la prime de fin d'année au prorata et aux fiches fiscales : récupérez-le avant la fin du contrat. Le guide « Changer de secrétariat social » décrit les étapes, dans l'ordre.
Questions fréquentes
Un employeur doit-il avoir un secrétariat social ?
Non, aucune loi belge n'oblige un employeur à passer par un secrétariat social. L'agrément n'est requis que pour percevoir les cotisations sociales et les reverser à la place de l'employeur. Un employeur peut donc faire lui-même ses fiches de paie, avec un logiciel, tant que le décompte porte les rubriques obligatoires et que les déclarations sont faites. Avec fiche2paie.be, vous payez l'ONSS et le SPF Finances depuis votre propre compte, et nous déclarons sous mandat. Vous restez le déclarant et vous validez chaque fiche. Un secrétariat social reste le bon choix si vous voulez déléguer le paiement lui-même ou attendez un conseil juridique. Nous préférons l'écrire maintenant qu'après votre paiement.
Que fait un secrétariat social agréé que fiche2paie.be ne fait pas ?
Un secrétariat agréé reprend l'obligation déclarative et devient déclarant à votre place, avec la responsabilité qui va avec. Il donne aussi du conseil juridique, suit votre dossier social à votre place et encaisse parfois les cotisations pour les reverser. Nous ne faisons rien de ces quatre choses : vous restez le déclarant, l'écran fait le travail et vous appuyez sur le bouton, et vous payez directement l'ONSS et le fisc.
Que fait fiche2paie.be à la place d'un secrétariat social ?
La plateforme calcule chaque fiche au barème de la commission paritaire et envoie pour vous la Dimona et la DmfA, sous mandat. La déclaration de précompte 274, les fiches 281.10 et les déclarations de fin de contrat, de chômage temporaire, de maladie ou d'accident du travail apparaissent pré-remplies depuis vos fiches. Vous les confiez une par une, chacune à son prix affiché. Vos travailleurs reçoivent un lien sans compte, et le prix figure sur notre page Prix.
Comment comparer un secrétariat social et un logiciel de paie ?
Demandez à votre secrétariat trois montants : le prix par fiche, les frais fixes comme le dossier, l'entrée, la clôture annuelle et les fiches fiscales, et le prix d'une correction. Mettez-les en face de notre page Prix, qui donne le prix par fiche, les forfaits et le calcul sur une année. Comparez ensuite ce que le prix ne montre pas : qui porte l'obligation déclarative, en combien de temps une erreur se corrige, quelles déclarations sont comprises et si vous retrouvez vos fiches quand vous partez.
Faites votre première fiche de paie, gratuitement
La première fiche de chaque mois est gratuite, sans carte bancaire et sans rien installer. Les suivantes coûtent 5 € HTVA pièce, sans abonnement obligatoire ni frais d'affiliation.