Planning et pointage du personnel: horeca et commerce
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Quel logiciel de planning pour un restaurant, un café ou un commerce en Belgique ? Le planning de fiche2paie.be est relié à la paie. Vous posez les créneaux de la semaine par glisser-déposer et vous les publiez. Chaque travailleur consulte son horaire sur son téléphone, par un lien personnel, sans créer de compte. Il pointe son arrivée, sa pause et son départ avec un code QR et un code PIN personnel, ou sur la tablette de l'établissement. Il demande ses congés en ligne et vous les acceptez ou les refusez. En fin de mois, vous exportez les heures en PDF, en Excel ou en CSV, pour votre secrétariat social ou votre comptable. Pour un flexi-job ou un extra, la Dimona peut partir depuis le planning. Le tarif : 5 € HTVA par travailleur et par mois, débité quand vous publiez le planning.
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Alors, vous tenez un restaurant, un café ou un commerce ? Sur fiche2paie.be, le planning de votre équipe est relié à la paie. Vous placez les créneaux de la semaine par glisser-déposer. Avant de publier, des contrôles signalent ce qui cloche : repos, pauses, créneaux qui se chevauchent. Chaque travailleur ouvre son horaire sur son téléphone, par un lien personnel, sans créer de compte. Il pointe son arrivée, sa pause et son départ avec un code QR et son code PIN. Il demande ses congés en ligne, et vous acceptez ou refusez. Et en fin de mois, vous exportez les heures en PDF, en Excel ou en CSV. Et pour un flexi-job ou un extra, la Dimona peut partir depuis le planning, si vous activez l'option. Le planning coûte cinq euros hors TVA par travailleur et par mois, débité quand vous publiez. Tout est sur fiche2paie.be.
Composer l'horaire et le publier
Vous placez les créneaux dans une grille de la semaine, travailleur par travailleur, par glisser-déposer. Des contrôles signalent ce qui cloche avant la publication : durée du travail, repos, pauses, créneaux qui se chevauchent, congé déjà accepté. Chaque alerte renvoie au texte de loi sur lequel elle repose.
Pendant la composition, une estimation du coût du mois s'affiche d'après les heures planifiées. C'est une estimation : seules les fiches de paie font foi. Si vous avez plusieurs établissements, un travailleur peut être rattaché à l'un d'eux.
Ce que voit et fait le travailleur
Chaque salarié, travailleur ou employé de votre équipe reçoit son propre lien, et ne voit que son horaire.
Une fois l'horaire publié, chaque travailleur ouvre le sien sur son téléphone par un lien personnel. Ce lien n'ouvre que son horaire et ses demandes : jamais une fiche de paie, jamais un montant. Aucun compte à créer.
- Pointer l'arrivée, la pause et le départ avec un code QR affiché sur place ou sur la tablette de l'établissement
- Un code PIN personnel, conservé uniquement sous forme chiffrée de façon irréversible (hachée)
- Demander un congé ou signaler une absence, que l'employeur accepte ou refuse
- Consulter ses créneaux publiés et les heures prestées
Le pointage : PIN, QR et position en option
Le pointage se fait sur le téléphone du travailleur ou sur la tablette de l'établissement. La vérification de position est un choix de l'employeur et reste désactivée par défaut. Si vous l'activez, le téléphone compare sa position à la zone de l'établissement au moment du pointage. Seule la réponse « dans la zone » ou « hors zone » est enregistrée, jamais les coordonnées. Un refus n'empêche pas de pointer : le pointage est alors marqué « position non vérifiée ».
L'employeur informe ses travailleurs avant d'activer l'option. Ce que nous conservons, et comment, est écrit dans la politique de confidentialité.
Exporter les heures du mois
Pour chaque jour, le pointage validé compte s'il existe, sinon l'horaire publié. Les brouillons et les créneaux annulés n'y figurent pas. Vous téléchargez le fichier mois par mois, en PDF, en Excel ou en CSV, et vous l'envoyez à votre secrétariat social ou à votre comptable. Il ne contient ni numéro national ni montant. L'export est gratuit.
Si vous travaillez avec un comptable, il peut vous remettre un lien de saisie des heures, sans compte pour vous. Ce lien n'ouvre que le planning de votre société.
La Dimona depuis le planning
Si vous activez l'option, un créneau publié d'un flexi-job ou d'un extra programme sa Dimona, qui part vers l'ONSS au bon moment. Pour un étudiant, il n'y a pas de Dimona par créneau : sa Dimona reste trimestrielle et se fait depuis l'écran Dimona. La Dimona lancée depuis le planning est gratuite.
Ce que coûte le planning
Le planning coûte 1 crédit (5 € HTVA) par travailleur et par mois. Il est débité quand vous publiez le planning, la première fois qu'une semaine de ce mois contient ce travailleur : d'abord sur votre forfait, puis sur vos crédits achetés, jamais sur une carte bancaire. Republier ou publier une autre semaine du même mois ne coûte rien de plus. Sans crédit disponible, la publication est refusée : vos créneaux restent en brouillon, rien n'est perdu et vous ne devez rien. La consultation et l'export des heures restent ouverts.
La fiche de paie se paie à part : 5 € HTVA (un crédit), et la première fiche de chaque mois est gratuite. Si un comptable est rattaché à votre société, c'est lui qui paie. Tous les montants sont hors TVA.
Ce que la loi demande aujourd'hui
Un planning aide à prouver les heures et à prévenir à temps un travailleur à temps partiel. Ce que le droit prévoit pour l'enregistrement du temps de travail, ce qui est annoncé et ce qui s'applique déjà, est expliqué dans notre article.
Horeca et commerce
Les flexi-jobs et les extras sont précisément les travailleurs que l'on planifie semaine après semaine. La fiche de paie de votre commission paritaire reste la source des minima : la page de l'horeca explique ce que la CP 302 change pour vos fiches.
Questions fréquentes
Quel logiciel de planning pour un restaurant ou un café en Belgique ?
Pour un restaurant, un café ou un commerce qui fait aussi ses fiches de paie ici, le planning fait partie de la gestion de la paie. Vous publiez l'horaire de l'équipe par glisser-déposer, chaque travailleur le consulte sur son téléphone par un lien personnel, pointe avec un code QR et un code PIN, et demande ses congés en ligne. En fin de mois, les heures s'exportent en PDF, en Excel ou en CSV, et la Dimona d'un flexi-job ou d'un extra peut partir depuis le planning. Le tarif : 1 crédit (5 € HTVA) par travailleur et par mois, débité quand vous publiez, du forfait d'abord, puis des crédits achetés, jamais d'une carte bancaire. La fiche de paie se paie à part, et la première de chaque mois est gratuite. Les règles propres à la commission paritaire de l'horeca se lisent sur la page de la CP 302. fiche2paie.be est un logiciel de paie, pas un secrétariat social agréé.
Mes travailleurs doivent-ils créer un compte ?
Non. Chaque travailleur reçoit un lien personnel pour son horaire. Pour pointer, il utilise un code QR et son code PIN personnel, sur son téléphone ou sur la tablette de l'établissement. Ce lien n'ouvre jamais une fiche de paie ni un montant. Il montre seulement son propre horaire et ses propres demandes. Le travailleur y consulte ses créneaux publiés et les heures prestées, demande un congé ou signale une absence, et vous l'acceptez ou le refusez. Son code PIN n'est conservé que sous forme chiffrée de façon irréversible (hachée). Vos salariés, travailleurs ou employés n'ont donc rien à créer ni à retenir, hormis ce code personnel.
La position de mon travailleur est-elle suivie ?
Seulement si vous, employeur, activez l'option : elle est désactivée par défaut. Seule la réponse « dans la zone » ou « hors zone » est conservée, jamais les coordonnées, et un refus n'empêche pas de pointer : le pointage est alors marqué « position non vérifiée ». Si vous activez l'option, le téléphone compare sa position à la zone de l'établissement au moment du pointage. Vous informez vos travailleurs avant de l'activer. Ce que nous conservons est décrit dans la section « Le pointage : PIN, QR et position en option », plus haut. Sans l'option, aucune position n'est demandée au téléphone et le pointage se fait uniquement avec le code QR et le code PIN personnel.
Un planning aide-t-il à prouver les heures ?
Oui. L'horaire publié et les pointages laissent une trace datée des heures prévues et prestées, utile en cas de désaccord et pour prévenir à temps un travailleur à temps partiel. Ce que la loi vous demande exactement pour l'enregistrement du temps de travail peut évoluer : lisez notre article sur l'état des lieux. Le pointage se fait sur le téléphone du travailleur ou sur la tablette de l'établissement, avec un code QR et un code PIN personnel. Un planning ne remplace donc pas un avis juridique, mais il vous laisse un dossier daté sur lequel vous appuyer.
Mon secrétariat social ou mon comptable peut-il recevoir les heures ?
Oui. Vous exportez les heures du mois en PDF, en Excel ou en CSV et vous envoyez le fichier. Un comptable peut aussi vous remettre un lien de saisie des heures, sans compte pour vous : ce lien n'ouvre que le planning de votre société. Le fichier ne contient ni numéro national ni montant, et l'export est gratuit. Vous choisissez le mois, puis le format qui convient à la personne qui encode les heures. Les règles de calcul des heures retenues sont décrites plus haut, dans la section « Exporter les heures du mois ».
Faites votre première fiche de paie, gratuitement
La première fiche de chaque mois est gratuite, sans carte bancaire et sans rien installer. Les suivantes coûtent 5 € HTVA pièce, sans abonnement obligatoire ni frais d'affiliation.