Faire une fiche de paie soi-même en Belgique: 1re gratuite
En Belgique, un employeur a le droit de faire lui-même les fiches de paie de ses travailleurs : aucune loi n'impose de passer par un secrétariat social agréé. Ce qui est imposé, c'est le contenu du document — l'arrêté royal du 27 septembre 1966 en fixe les rubriques obligatoires — et le respect du barème de votre commission paritaire. Sur fiche2paie.be, la fiche se produit en trois étapes : inscrire la société par son numéro de TVA, encoder le travailleur et ses prestations, valider. Le PDF est immédiat, la Dimona part au même moment, et la première fiche de chaque mois est gratuite.
Faites vous-même la fiche de paie de votre salarié, en ligne, en trois étapes : 1re du mois gratuite, puis 5 € HTVA. Dimona et DmfA comprises.
Pourquoi un générateur non belge ne produit pas une fiche belge
- La cotisation ONSS du travailleur, 13,07 %
Elle est retenue sur le brut de chaque travailleur, et sur 108 % de ce brut pour un ouvrier. Un outil néerlandais ne connaît pas cette assiette : il calcule des primes qui n'existent pas en Belgique.
Texte : Loi du 27 juin 1969 · instructions administratives de l'ONSS
- La commission paritaire
Le salaire minimum de votre travailleur n'est pas fixé par la loi mais par la CCT de votre secteur, et il varie par fonction, par âge et par régime horaire. Sans commission paritaire, aucun montant n'est vérifiable.
Texte : Loi du 5 décembre 1968 · CCT déposées au SPF Emploi
- Le précompte professionnel
Il se calcule par la formule-clé que le SPF Finances publie chaque année, avec charges de famille et cotisation spéciale. Ce n'est pas un pourcentage fixe, et ce n'est pas la retenue néerlandaise.
Texte : CIR 92, annexe III de l'AR/CIR 92 · formule-clé annuelle
- La Dimona
La déclaration immédiate de l'emploi est due au plus tard au moment où le travailleur commence à travailler. Aucune fiche de paie ne la remplace.
Texte : AR du 5 novembre 2002, art. 8
- La DmfA
La déclaration trimestrielle porte les rémunérations, les codes de prestation et les réductions. Elle part dans un format XSD imposé par l'ONSS : une seule valeur hors bornes et le fichier entier est rejeté.
Texte : AR du 28 novembre 1969 · XSD et instructions de l'ONSS
- Les quinze rubriques obligatoires du décompte
Le document remis à votre travailleur doit porter quinze mentions énumérées : le numéro d'inscription, l'étendue des prestations, la rémunération de base, le montant imposable, les retenues de sécurité sociale, la somme nette octroyée. Une fiche étrangère ne porte pas cette énumération.
Texte : Loi du 12 avril 1965, art. 15 · AR du 27 septembre 1966 (numac 1966092704, MB du 11 octobre 1966, p. 10286)
En trois étapes
- Encoder votre société et votre travailleur
Votre numéro d'entreprise, la commission paritaire du travailleur, son statut d'employé ou d'ouvrier, son régime horaire et son salaire. L'écran refuse un salaire sous le plancher sectoriel et dit quel montant est attendu.
- Encoder les prestations du mois
Heures ou jours prestés, heures supplémentaires, maladie, chômage temporaire, primes, titres-repas. Vous pouvez aussi coller un e-mail d'horaires : le texte est lu automatiquement.
- Vérifier, puis valider
Vous voyez d'abord un aperçu filigrané : brut, retenues, montant imposable, net. Rien n'est enregistré tant que vous n'avez pas validé. Ensuite le PDF rejoint vos documents et la déclaration peut partir.
Ce que doit contenir une fiche de paie belge
Cette liste vient de l'arrêté royal du 27 septembre 1966 (loi du 12 avril 1965, art. 15). Une commission paritaire peut en imposer une plus riche : regardez aussi la page de votre commission.
- Le nom et l'adresse de l'employeur.
- Le nom du travailleur et l'initiale de son prénom.
- Le numéro d'inscription du travailleur chez l'employeur.
- La période à laquelle la fiche se rapporte.
- L'importance des prestations : heures, jours, mois ou nombre de pièces.
- La rémunération de base, quelle que soit l'unité qui la fixe : taux horaire, mensuel ou à la pièce.
- Les sommes dues en espèces (travail presté, sursalaire des heures supplémentaires, jours fériés et repos compensatoire, rémunération maintenue pendant la suspension du contrat, primes), les avantages en nature et le total brut.
- Les retenues pour la sécurité sociale.
- Les sommes qui échappent à ces retenues.
- Le montant imposable.
- Le montant du précompte professionnel.
- Les sommes non imposables.
- La somme nette octroyée.
- Les montants à déduire : avances, avantages en nature, amendes, cession et saisie sur rémunération.
- Le net à payer en espèces.
Ce que comprend la première fiche gratuite
- La première fiche de chaque mois civil est gratuite : sans carte, sans affiliation, sans condition. Le mois suivant, à nouveau.
- Elle comprend le calcul complet : retenue ONSS, précompte professionnel, cotisation spéciale, bonus à l'emploi, heures supplémentaires, et le contrôle du plancher sectoriel de votre commission paritaire.
- Elle comprend le PDF portant les quinze rubriques légales, en français ou en néerlandais selon la langue de votre travailleur.
- Elle comprend les avertissements légaux qui concernent votre dossier — ce que votre secteur impose et ce que nous ne calculons pas à votre place y est écrit.
- Elle ne comprend PAS la Dimona ni la DmfA : celles-ci partent à part, depuis leur propre écran.
Questions fréquentes
Puis-je faire ma gestion de la paie moi-même ?
Oui. Avec un logiciel de paie en ligne comme fiche2paie.be, vous gérez vous-même la paie : vous encodez vos travailleurs et leurs prestations, la fiche est calculée aux barèmes officiels, et la Dimona et la DmfA partent sous le mandat que vous signez dans Mahis. Vous restez l'employeur et le déclarant : vous payez vous-même l'ONSS et le précompte professionnel depuis votre compte, et vous relisez la fiche avant de la valider.
Un employeur peut-il faire lui-même la fiche de paie de son salarié ?
Oui. La loi impose le document et son contenu (loi du 12 avril 1965, art. 15 ; arrêté royal du 27 septembre 1966), pas le choix d'un secrétariat social. Un employeur peut donc faire lui-même la fiche de paie de son salarié ou de son travailleur, à trois conditions : le document porte les rubriques obligatoires, le minimum de la commission paritaire est respecté et les déclarations sont faites. Pour un nouveau travailleur, la Dimona part d'abord, au plus tard au moment où il commence à travailler. Viennent ensuite la fiche de chaque mois et la DmfA de chaque trimestre. Sur fiche2paie.be, vous encodez le travailleur et ses prestations, la plateforme calcule la fiche au barème de sa commission paritaire, et la première fiche de chaque mois est gratuite. Vous restez le déclarant et vous payez l'ONSS depuis votre propre compte. fiche2paie.be est un logiciel de paie, pas un secrétariat social agréé.
Pourquoi un générateur néerlandais ne produit-il pas une fiche belge ?
Parce qu'il calcule sur du droit néerlandais. Ni ONSS à 13,07 %, ni commission paritaire, ni précompte professionnel selon la formule-clé, ni Dimona, ni DmfA. Le document ressemble à une fiche, mais ce n'en est pas une au sens du droit belge. Une fiche belge demande un calcul selon les règles belges et les rubriques que prescrit l'arrêté royal du 27 septembre 1966.
Quelles commissions paritaires sont couvertes ?
Nous suivons 177 commissions paritaires ; 141 ont un plancher chiffré, c'est-à-dire un salaire minimum que le logiciel contrôle sur la fiche. Pour les autres, le décompte nomme la règle sans inventer de montant. Chaque commission a sa propre page, avec son barème, ses primes et ses sources : trouvez la vôtre avant d'encoder votre premier travailleur.
Combien cela coûte-t-il ?
La première fiche de chaque mois est gratuite, sans carte et sans condition. Chaque fiche suivante coûte 5 € HTVA, soit un crédit, ou vous prenez un forfait mensuel si vous en produisez davantage. Tous les prix, hors TVA, sont affichés sur notre page Prix ; aucun frais caché ne s'y ajoute.
La Dimona et la DmfA partent-elles aussi ?
Oui, depuis leur propre écran. Nous transmettons en votre nom comme prestataire de services identifié auprès de l'ONSS, sous le mandat que vous signez vous-même dans Mahis. Nous ne sommes pas un secrétariat social agréé, et vous restez le déclarant : la Dimona part à l'entrée en service du travailleur et la DmfA chaque trimestre.
Et les autres déclarations de l'employeur ?
Aussi, sous mandat : précompte professionnel (274), fiches 281.10, fin de contrat, chômage temporaire, mutuelle et accidents du travail. Chacune est pré-remplie depuis vos fiches, et vous nous la confiez une par une, au prix affiché sur notre page Prix. Les déclarations propres aux fonds sectoriels restent des rappels, à déposer vous-même ; les cotisations que l'ONSS perçoit pour eux partent dans la DmfA. Si vous ne nous confiez pas une déclaration, vous la faites vous-même sur le portail de l'administration compétente.
Faites votre première fiche de paie, gratuitement
La première fiche de chaque mois est gratuite, sans carte bancaire et sans rien installer. Les suivantes coûtent 5 € HTVA pièce, sans abonnement obligatoire ni frais d'affiliation.